学生档案管理办法（试行）

（浙旅院学〔2010〕26号）

     为适应学校学生档案管理工作的需要，实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化，确保学生档案管理的严肃性、连续性和完整性，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）、《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部第21号令）等政策规定，特制定本办法。

一、学生档案管理原则

1．根据学校学生工作二级管理原则，学生档案由各系负责归档及管理。学校将定期或不定期地组织有关部门对各系学生档案管理工作进行检查或抽查。

2．学生档案管理人员应相对稳定，工作中要坚持原则，忠于职守，严守保密纪律，不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。

3．学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理，据实立档，据实用档，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

4．学生档案保管范围：在籍、休学、保留入学资格学生的档案由各系负责保管；转专业学生的档案由转出、转入双方系负责做好交接工作；退学、开除学籍的学生档案由学生本人在离校时带走；死亡学生的档案在文件下发一周内由系负责处理。

二、学生档案归档内容

1.高中材料：招生录取而形成档案材料，含高中毕业生登记表等。

2.基本材料：学生登记表、体检表等材料。

3.奖励材料：学生在校（含）以上受表彰奖励的获奖证书（复印件）及其它奖励材料。

4.处分材料：学生在校期间违反校纪、校规，触犯国家法律等各类处分材料（警告及以上处分）。

5.资助材料：国家奖学金审批表、国家励志奖学金审批表、国家助学金申请表等资助材料。

6.组织材料：包括入团志愿书等。

7.学籍材料：包括学生休学、复学、退学、转学、转专业的有关申请材料及文件。

8.毕业材料：包括高校毕业生登记表、成绩登记表、毕业生就业报到证存根、毕业实习鉴定等。

9.可供组织、人事部门参考的其他材料。

三、学生档案归档时间

1.新生档案分两部分。浙江省内考生档案统一由学生处于每年10月底到省教育考试院领取，再将新生档案分班后转至各系；省外新生档案由考生自带，新生报到时上交到系，由系负责直接归档。

2.各系接收新生档案后，更换学校统一印制的档案袋，根据班级、学号等对新生档案进行审核、整理、编号。新生档案的建档工作于11月底前完成。

3.学生在校期间各种校级奖惩材料及学籍变动材料，于文件下发之日起一个月内归档。

4.学生入团材料，于学校团委批准之日起一个月内归档。

5.学生资助材料，于审批之日起一个月内归档。

6.毕业生（专升本学生）的各类档案材料于每年6月30日前完成归档。各系将毕业生的有关档案进行整理，并检查有否遗漏。同时，根据报到证所列单位通过机要局寄发。

7.其他各类材料要及时收集，及时归档。

四、学生档案管理要求

1.归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要用黑色水笔书写；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

2.档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

3.归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须盖印章；要同本人见面的材料，一般应有本人的签字。

4.管理人员要经常检查学生档案，防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、 混乱等现象。

5.档案管理人员如发生工作变动，应及时做好档案的交接手续。

6.各系要完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放的条件，以确保档案管理的安全性及严肃性。

五、档案的转递

（一）学生转学、退学、死亡后，其档案按以下规定办理：

1.转学的学生档案按学生转入的学校通过机要局转寄。

2.被开除学籍、自动退学可由学生本人办理离校手续时领取（需填写学生档案领取登记表），其档案必需退回生源地的派出所（或居委会），但在转档过程中私自开封等遗失的后果由学生本人负责。

3.死亡的学生，其档案作死档处理。

（二）学生学籍在校内变动后档案的转递:

1.学生学籍在校内变动的，于文件下发后一周内做好档案转递工作。

2.跨系变动的，由转出、转入双方系做好交接手续。

3.转出转入的学生档案材料必须完整齐全，严禁扣留材料或分批转出转入。

（三）毕业生档案的转递:

1.本年度就业方案中所列出的毕业生，档案按照毕业生就业报到证的单位转寄（以就业指导中心所提供的毕业生档案去向表为准）。

2.学生档案必须严格密封通过机要局或遵照有关规定转递；学生档案自带的，经严格密封后，凭用人单位人事部门开具的调档函和报到证方可提取，但对转档过程中私自开封等引起的后果由学生本人负责。

3.转出学生档案时，要认真填写《档案转递单》，并要求接受单位及时将回执寄回。转入的学生档案，经核对无误后及时将回执签名盖章后寄回。

4.考取本科院校的学生，档案按录取学校的地址通过机要局转寄（凭录取通知书）。

六、学生档案查（借）阅规定

1.各系主管学生工作的党团干部、辅导员、班主任或有关部门因工作需要查询、借阅档案的，须办理登记手续后方可查（借）阅学生档案。

2.借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

3.借阅的档案要妥善保管，不得遗失，不得交给无关人员翻阅或自行转借，不得转交他人代为归还。

4.毕业学生档案，原则上只能查阅。

5.校外单位因工作需要查阅学生档案时，必须由二人同时持单位介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经系主管领导批准后方可在校内查阅。

七、本办法由学生处解释，自发文之日起实施。

附件：1.浙江旅游职业学院学生档案大宗资料入档登

记表

2.浙江旅游职业学院学生档案个人资料入档登

记表

3.浙江旅游职业学院校内学生档案交接单

4.浙江旅游职业学院退学学生档案转出登记表

附件1：

浙江旅游职业学院学生档案大宗资料入档登记表

附件2：

浙江旅游职业学院学生档案个人资料入档登记表

附件3： 

浙江旅游职业学院校内学生档案交接单

                                              转出系联

注：此表一式两份；转出、转入系各留一份。

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浙江旅游职业学院校内学生档案交接单

                                              转入系联

注：此表一式两份；转出、转入系各留一份。

附件4： 

浙江旅游职业学院学生档案转出登记表

                                                学生联

注：此表一式两份；一份学校留存，一份为档案接收单位留存。

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浙江旅游职业学院学生档案转出登记表

                                                学校联

注：此表一式两份；一份学校留存，一份为档案接收单位留存。