（浙旅院办〔2009〕163号）

第一章 总则

第一条 为了使浙江旅游职业学院公文处理制度化、规范化、科学化，提高公文办理质量和效率，现根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文处理实施细则》的规定，结合学院实际情况制定本细则。

第二条 学院各部门在公文处理工作中，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确。严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密安全。

第三条 学院办公室是学院公文处理的管理机构，负责院级的公文处理工作和对各部门公文处理的指导。

第二章 公文种类

第四条 学院的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大问题做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或者撤销各部门不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布各有关部门应当遵守或周知的事项。

（三）通知

适用于传达上级部门或领导同志的指示；部署工作；发布规章；转发上级部门和不相隶属机关的公文；传达要求学院各部门办理和需要周知或执行的事项；任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或要求。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示和批准。

（七）批复

适用于答复请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题等。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。学院会议纪要类文件主要有《学院党委会议纪要》、《院长办公会议纪要》和《专题会议纪要》。

第三章 公文格式

第五条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。   

（一）秘密等级。涉及国家秘密的公文应当分别标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。凡附有“急件”的文电，从核稿、审批、发文登记、校对、印刷、分发、送递，都应按时限要求，急速处理。

（三）发文机关标识。发文机关标识应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

（四）发文字号。包括机关代字、年份、序号。学院根据公文内容使用以下格式。

1．中共浙江旅游职业学院委员会文件编“浙旅院党委”文号，用于发布经党委会议研究决定的内容重要、政策性强，对全院工作有指导意义的文件。

2．其他以院行政名义发送的文件，由主办处室拟稿。分别使用下列文号：

（1）对全院工作有指导意义、需普发学院各部门及报送上级有关部门的，均用“浙旅院办〔××××〕××号”；

（2）有关人事工作，用“浙旅院人〔××××〕××号”；

（3）有关教学、教务工作，用“浙旅院教〔××××〕××号”；

（4）有关科研工作，用“浙旅院科研〔××××〕××号”；

（5）有关学生工作，用“浙旅院学〔××××〕××号”；

（6）有关财务工作，用“浙旅院财〔××××〕××号”；

（7）有关产学合作工作，用“浙旅院产学〔××××〕××号”；

（8）有关基建工作，用“浙旅院基建〔××××〕××号”；

（9）有关安全保卫工作，用“浙旅院保卫〔××××〕××号”；

（10）有关外事工作，用“浙旅院外〔××××〕××号”；

3．有关工会工作，用“浙旅院工会〔××××〕××号” ；有关共青团工作，用“浙旅院团〔××××〕××号”。

（五）签发人。学院内部的文件，根据领导分工安排，由党政正职领导指定签发人；学院的上行文签发人为党委书记或院长。

（六）公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，如确需用标点符号隔开的，用空格代替。

（七）主送机关。是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）正文。用于阐述文件内容、表述发文意图，使受文者对文件表达的信息获得明确而具体的认识。

（九）附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十）附注。公文如有需要说明的其他事项，应当加括号标注。

（十一）成文日期。以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发部门负责人签发日期为准。

（十二）印章。公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。

（十三）主题词。公文一般应当标注主题词。上报的公文，必须按照上级机关的要求标注主题词。

（十四）抄送机关。是指除主送机关外需要执行或知晓会文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章 行文规则

第六条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

第七条 行文要遵守党政分开的原则。凡向党的机关行文，原则上应以院党委名义；凡向行政部门行文，一律以院行政名义。行政机关行文必要时可抄送党的机关。

第八条 请示应一文一事，要做到内容准确、观点明确；一般只写一个主送，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带“请示”事项。

第九条 除突发事件或紧急重大事项外，不得越级行文请示和报告问题。因情况紧急需越级行文时，应同时抄报直接上级机关。

第十条 学院除办公室外，各部门不得对外行文。

第五章 公文处理程序

第十一条 公文处理程序分为收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、拟办、批办、承办等程序；发文处理包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印等程序。

第十二条 签收、登记

发送给学院的公文，统一由院办公室签收。各部门所收到的外来文件以及参加会议带回的各类文件均应主动送交院办公室统一登记编号。

第十三条 批分文（电）、交办、承办、催办

（一）上级机关交学院办理和其他部门送来的文电，由办公室根据内容，分为传阅件、办理件和会议通知件三类，由院办提出拟办意见后送学院领导批示，或送有关部门限期办理。

（二）承办部门收到应办文电后，应进行登记，及时办理，不得延误、推诿。如不应由本部门办理的文电，应及时退回办公室并说明理由，以便提出改办意见。

（三）承办文电应在规定时限内办理完毕。各类交办件原则上在5个工作日内办理完毕。有明确时限要求的，必须按要求时限回复。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内向办公室说明理由。

第十四条 拟稿

（一）草拟文稿应当做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，力求简短。

（二）公文起草中有关人名、地名、数字、引文务求准确。引用公文应先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。公文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文用词用字必须准确、规范。文内简称应使用规范化简称，如使用非规范化简称要先用全称，再括号注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）草拟公文稿应用A4纸打印清稿，并规范填写浙江旅游职业学院发文稿。

（四）拟稿和签发文件时应使用钢笔或签字笔。

第十五条 核稿

（一）以学院党委和学院办公室名义发文由办公室核稿；各部门以学院名义草拟的公文在送院领导签发前，应先由本部门负责人核稿并签署意见，然后交院办审核。

（二）办公室和各部门都应建立核稿制度。办公室指定专人负责核稿工作。各部门所拟文稿由各部门负责人核稿把关。

（三）办公室核稿主要对是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文有关要求，是否符合国家的有关方针政策及规定，以及文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范，密级是否适当等进行把关。拟稿部门核稿主要负责是否需要行文，核查文稿数据，行文的事实准确性和措施是否可行。

第十六条 签发、会签

（一）以学院党委名义发文，由党委书记或副书记签发。

（二）以学院行政名义发文，凡涉及重大决策、重大项目、重大资金、重要任务的请示及报告，以及综合性、政策法规性文件，由院长签发。

（三）党政副职签发分管职责范围内的文件。凡涉及两位或两位以上院领导工作的文件，送有关院领导审核后由主办部门分管院领导签发，必要时由书记或院长签发。 

（四）以院办公室名义发出的一般性和事务性文电、函件，由办公室主任签发。重要事项文电、函件由分管办公室的院领导签发。

（五）签发或会签公文时，主签人应当明确签署意见、姓名和日期，其他核签人圈阅视为同意。

第十七条 缮印、校对

（一）以学院党委、行政和院办公室名义发出的公文，由院办公室统一登记、编号、送印。

（二）公文正式送印前，由院办公室对送印文稿进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（三）送印的文件按照“谁草拟，谁校对”的原则，对公文进行校对。校对文稿时必须准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿。必须修改时，应征得办公室核稿人认可，重要改动需经签发人同意。校对人员校完后应在发文稿签字。限时印出的特急件，主办部门应责成专人跟踪校对，不得因无人校对造成文件发出延误。

（四）院办公室根据文件类别指定“第一读者”，在文件正式发出之前进行最后一次校对。

第十八条 用印、发文

（一）“中共浙江旅游职业学院委员会”印章、“浙江旅游职业学院”印章的使用和管理，按照《浙江旅游职业学院印章管理规定》执行。学院公文除“会议纪要”以外，必须加盖印章。

（二）院办公室负责发送以学院党委、学院行政、学院办公室名义制发且向上级机关报送的请示性、报告性公文和代拟稿、交办件。其他公文的发送一般应按照“谁主办，谁分发”的原则办理。

（三）学院内部发文由院办公室通过网上办公系统发布，除需上报其他单位和有关部门存档的纸质文件外，不再另行印发纸质文件。

第六章 立卷归档

第十九条 文件归档、立卷按《浙江旅游职业学院档案管理办法》的有关规定办理。

（一）公文办理完毕后，应将归档的公文及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）学院档案的管理，由办公室统一立卷，统一管理。

第七章 公文管理

第二十条 公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十一条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经院领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的日期、份数和印发范围。

第二十二条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第二十三条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准后统一销毁。

第二十五条 销毁秘密公文由办公室指定两人监销，确保公文不丢失、不漏销。其中，绝密公文（含密码电报）由机要室退回。

第二十六条 学院工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第二十七条 本细则自发文之日起执行。

第三十八条 本细则由学院办公室负责解释。

附件: 1. 浙江旅游职业学院发文流程规定

2. 浙江旅游职业学院发文稿填写样表

附件1：

浙江旅游职业学院发文流程规定

1．由各职能部门拟稿，规范填写“浙江旅游职业学院发文稿”，送交院办机要秘书。

    2．机要秘书对拟发文稿进行初审，经院办主任审核后送相关院领导签发。如文稿不符合规定，院办公室将退回拟稿部门重拟。

    3．签发后的文稿由院办负责编写文号及主题词、确定打印份数，并打印校对清稿。

    4．院办将校对稿送至拟稿部门校对，确定无误后由拟稿部门负责人在发文稿校对栏签名。

    5．院办将文件打印、盖章后由院办指定“第一读者”进行最后一次校对，确认无误后通过办公系统发布。纸质文件按照“谁主办、谁分发”的原则由发文部门发送。

    6．发文期限原则上定为3个工作日，如需急办，须由拟稿部门负责人在发文稿上注明急件及原因，并派人跟踪核稿、校对，确保文件准确无误。

附件2：

浙江旅游职业学院发文稿填写样表

备注：拟稿部门须清楚填写标注“△”部分的内容后送交机要秘书。